Какие варианты заполнения реквизитов компаний и ИП встречаются в практике?
- Вручную, как у кого получится, лишь бы что было записано в карточке.
- Полуавтоматически по исторически сложившемуся стандарту и с помощью штатного ПО Битрикс24.CRM.
- В автоматическом режиме по стандарту ФНС и 1С с помощью специальных приложений.
В настоящее время в Интернете предоставлен широкий выбор баз данных, содержащих информацию о потенциальных клиентах на любой вкус. Как правило все базы данных содержат информации о ИНН, реже регионам и так далее. Часто клиенты задают вопрос как можно массово обновить и наполнить актуальными данными свою базу CRM если они обладают корректной информацией в основном только о ИНН?
Приложение «Быстрое заполнение реквизитов компаний и банка [INN.FIX4.ORG]» помогает Битрикс24 наполнять карточки данными компаний по названию компании или по ИНН как новых, так и уже находящихся в базе данных компаний. При использовании отпадает необходимость заполнять вручную поля реквизитов компании, что сокращает время заполнения карточки и исключает возникновение ошибки заполнения по причине человеческого фактора. Все поля заполняются в полном соответствии с требованиями официальной переписки и не требуют корректировки.
Что умеет приложение
и для кого предназначено?
Помогает соблюдать стандарт ФНС России, 1С: Бухгалтерии
Единообразное написание названий компаний, правильное заполнение банковских реквизитов в бухгалтерских документах с соблюдением всех стандартных требований и регистрационных данных в реестре налогоплательщиков.
Может сохранять название компании без указания организационной формы в поле "Очищенное название"
Записывает точное наименование должности руководителя компании
Получает точный юридический адрес компании, сохраняет в реквизитах компании и карточке компании
Позволяет склонять ФИО руководителя в родительном падеже
Проверяет компании на дубликаты
Может загружать дополнительные сведения и данные по компаниям
ПРИЛОЖЕНИЕ ПОДОЙДЁТ ДЛЯ ВСЕХ КОМПАНИЙ И ОТДЕЛОВ,
ЖЕЛАЮЩИХ ЧТОБЫ ИХ МЕНЕДЖЕРЫ:
Заполняли контактные данные любой компании в один клик по ИНН, единообразно с соблюдением всех стандартных требований и регистрационных данных в реестре налогоплательщиков;
Заполняли реквизиты банка клиента в один клик по номеру БИК или названию банка в полном соответствии с учетными данными банковской карточки.
ПОЧЕМУ ШТАТНОГО ФУНКЦИОНАЛА БИТРИКС24 НЕ ДОСТАТОЧНО?
НАПИСАНИЕ НАЗВАНИЯ КОМПАНИИ С УКАЗАНИЕМ СНАЧАЛА ОПФ ОБЕСЦЕНИВАЮТ РАБОТУ С ФИЛЬТРАМИ, БЫСТРЫМ ПОИСКом И усложняют СТРУКТУРУ ХРАНЕНИЯ ПАПОК.
Так как в начале идет ОПФ (организационно-правовая форма), то и сортировка осуществляется по ней же. Например, при автоматическом создании рабочих папок на облачном общем диске портала, компании располагаются не в алфавитном порядке по названию компании, а разбросаны, что неудобно.
ВСЕ ДАННЫЕ КОТОРЫЕ ПЕРЕНОСЯТСЯ В КАРТОЧКУ КОМПАНИИ ЗАПИСАНЫ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ.
При автоматической генерации счетов, актов, договоров переменные данные написанные заглавными буквами бросаются в глаза, выбиваются из общепринятого делового стиля, вызывают неудобства, требуют муторной ручной корректировки в каждой карточке и вызывают раздражение пользователей.
ШАБЛОН НАПИСАНИЯ В БИТРИКС24.CRM (КРАТКАЯ ОПФ +НАЗВАНИЕ + ИНН) ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ ПРИНЯТОГО СТАНДАРТА 1С.
В 1С обратный порядок - сначала пишется название компании, а в конце указывается ОПФ.
В случае обмена данными это вызывает дополнительную путаницу и сложности.
Требуется обязательное обучение сотрудников и контроль за соблюдением ими регламента по написанию названий.
Как правило, написание названий не регламентируется и зависит от фантазии сотрудников, администратора и разработчика портала.
НЕТ ВОЗМОЖНОСТИ ЗАПОЛНЯТЬ ДАННЫЕ БАНКОВСКИХ РЕКВИЗИТОВ ПО БАНК-КЛИЕНТУ
Каждое поле банковских реквизитов в карточке компании загружается вручную.
Для заполнения реквизитов компании приходится совершать достаточно много действий. Это достаточно длительная процедура, требующая внимательности и зависящая от человеческого фактора.
Юридический адрес для компаний и ИП не подкачивается.
Как работает приложение
Менеджер открывает вкладку «компании» и если менеджер не знает ИНН компании которое он может записать вместо его названия, то вручную пишет условное название и сохраняет новую учетную запись-карточку.
Дальше менеджер открывает вкладку старта приложения «Автореквизиты» и в поисковой строке начинает набирать название компании. Система сама выведет список совпадений и предложит менеджеру выбрать нужную компанию из ограниченного списка. Если название компании уникальное, то в списке будет содержаться только одна запись.
Если при добавлении новой компании вместо названия сразу указывать ИНН компании, то произойдет автоматическое определение компании и загрузка данных без дальнейших усилий.
В таблице совпадений система отображает полное название юридического лица, ИНН и юридический адрес регистрации.
В результате все регистрационные данные заполняются в соответствующее поля карточки компании клиента. После завершения работы приложения не забудьте обновить ваш экран.
В случае с получением данных для индивидуального предпринимателя, согласно действующему Законодательству, не будут отображаться данные места жительства физического лица, которым по факту является ИП. Но в приложение есть возможность указать адрес с данными о подъездах, корпусах, строениях, квартирах и прописать его полностью в отдельном поле чтобы соответствовать данным по договору. Также дополнить деталями можно и фактический адрес.
Соответствующие юридическому адресу данные: город, улица, дом, строение, квартира, относящиеся к клиенту автоматически скачиваются приложением DaData из доступных источников ФМС России и так же остаются не заполненными.
Можно выставить опцию «Не перезаписывать пустые данные из DaData», чтобы при обновлении реквизитов из сервиса не затереть данные, которые добавили вручную.
Следующий шаг — это заполнение банковских реквизитов, необходимо указать два обязательных параметра:
- Номер расчетного счета (у компании клиента их может быть несколько, выбор остается за вами).
- БИК или название банка.
В результате после обновления экрана все разрешенные поля будут заполнены актуальной информацией.
При необходимости смена расчетного счета осуществляется непосредственно из приложения или в соответствующем разделе карточки клиента.
Приложение может создавать дополнительные поля карточки компании, которые можно использовать в документах, бизнес-процессах, письмах, sms, роботах и т.д
СТОИМОСТЬ ПРИЛОЖЕНИЯ?
Приложение входит в подписку Битрикс24.Маркет Плюс.
Если у вас уже есть оформленная подписка, то приложение для вашего портала бесплатное и не требует дополнительной оплаты.
Если у вас нет подписки - установите приложение на 2 недели абсолютно бесплатно.
Приложение доступно на всех Российских тарифах облачных и коробочных версиях Битрикс24.
Приложение использует сервис DaData.ru, у которого есть бесплатный тариф для работы, который подходит 99% компаниям.
Настройки приложения
После установки в левом главном меню будет доступна вкладка «Быстрое заполнение реквизитов компаний и банка». Также приложение можно найти через верхний глобальный поиск, начав набирать слово «быстрое».
После установки откроется форма, в которой нужно прописать API ключ сервиса DaData. Более 90% пользователей устраивает бесплатный тариф, позволяющий предоставлять данные по 10 000 запросов в день. Этого с запасом хватит для тестирования и небольших компаний, но в случае перехода на его платную версию, приложение позволяет получать дополнительный и расширенный пакет данных о клиенте.
Подробная инструкция о том где получить этот ключ и дальнейшие действия расположены в конце экрана приложения.
Далее потребуется сопоставить шаблоны для Организации и ИП.
Настройка и выбор дополнительных полей интуитивно проста и осуществляется по Вашему желанию.
Приложение работает не только с сущностью Компании, но и с сущностью Контакты. Для каждой можно задать свои настройки:
- Название вкладки - то как отображается ссылка на приложение в карточке Компании;
- Дополнительные поля - при активации данного поля, приложение устанавливает дополнительные поля в сущность компании: ИНН, название компании, ФИО, должность, полный адрес и так далее. Отличительной чертой таких полей является префикс [INN.FIX4.ORG] в названии поля. Деактивация опции - удаляет поля и данные в компаниях;
- Очищенное название компании - активация данной опции сохраняет в отдельно поле название компании без ОПФ;
- Использовать "Полное наименование организации" - если выбрано "Использовать", реквизит компании будет писаться ОПФ без сокращений;
- Включить переименование названия компании, как в ФНС - если опция включена, тогда название компании будет сохранено как в ФНС. Есть возможность с помощью шорт-тегов менять порядок и вид отображения;
- Создавать компанию из названия, если там ИНН - активация данной опции говорит приложению искать ИНН в названии компании для обновления реквизитов. Позволит быстро создавать компании из лидов используя только ИНН;
- Склонять должность руководителя в род. падеж - активация данной опции будет склонять должность руководителя и сохранять данные в отдельно поле в карточке компании;
- Дополнительные данные из DaData.ru - активация данной опции говорит приложению собирать данные с платной версии ключа DaData, плюс создаются новые поля;
- Сохранять детальные данные адреса для корректной работы ЭДО - данная опция создаст новые поля в карточке компании, для корректной работы EDO.FIX4.ORG. Поля: Индекс, Код региона, Город, Населенный пункт, Район, Улица, Квартира, Корпус, Дом;
- Поиск дубликатов компаний по ИНН - если включить опцию, мы будем показывать найденные дубликаты по ИНН, и не будем автоматически записывать реквизиты.
- Адаптация юр. адреса под обмен с 1С - важная опция, которая позволяет адаптировать юридический адрес под формат 1С. Детализирует улицы, дома, этажи т.д.
Настройки сущности Компания
Настройки сущности Контакт
Разделение выполнено для удобства работы менеджеров и корректного обмена с 1С, так как эта система в большинстве версий приравнивает ИП к физическим лицам и не содержит отдельного шаблона для таких юр.лиц и хранит данные в контактах.
Не выходя из настроек приложения есть возможность создать новую компанию или контакт заполнив необходимые поля.
